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论文投稿时,如何回复“不友好”的审稿人意见?

学术发表不易,打磨一篇期刊论文需要多次反复的审查、修改、回复和进一步审查。在这个过程中,如何修改文章来达到发表的要求?如何处理审稿人意见?如果审稿人意见不合理、或者意见不统一怎么办?这些问题都可以在 The Scientist's Guide to Writing: How to Write More Easily and Effectively throughout Your Scientific Career 一书中找到答案。

 

本书是给学者的具体写作与发表指南。加拿大 New Brunswick 大学的生物学教授、American Naturalist 的副主编 Stephen B. Heard 在书中细致入微地介绍了用英文进行学术写作的全部流程:下笔、写作、修订、审议、发表。Heard 教授用通俗易懂的文字,详细介绍了学生、科研工作者和学者必备的写作技能。

*本文编译自 The Scientist's Guide to Writing 的 “Revision” 章节。

在审稿意见返回后,修改文章必不可少。修改一般有两个目标:其一,尽可能地改进写作;其二,最大程度地增加其发表的概率。结合审阅意见修改文章,是科研工作者的必备技能,它主要包含三个步骤:1. 有效地阅读并理解审阅意见;2. 着手进行文章修订;3. 在重新提交论文时,书写一份对审稿人意见的回函。

 

01、有效地阅读并理解审阅意见

审稿人的意见对于提升写作来说是一个良好的时机。但有时候由于审稿人的专业不一定与自己一致,又或是审稿人的意见看起来过于严苛,会使得我们在看到审稿意见的第一反应是排斥和反驳。但是请记住,审稿人可以很好地代表我们写作的可能读者。因此,他们的意见,是作者得以窥探读者内心的机会。在修改时,可以结合这些意见,让自己的文章尽可能清晰。 

 

02、文章修订

我们常常会陷入这样一种幻觉:在期刊网站上敲下“提交”的瞬间,仿佛就代表着文章的完成——好像严肃的写作已经结束了,剩下的工作都是评审人和编辑的。他们需要发现你的作品的优秀之处,并将其匆忙付印。

这种幻想是如此迷人,以至于如若不对之加以抵制,我们很容易对修改文章产生抵触情绪,从而断绝了提升我们的写作、并提高其发表率的可能。更有甚者,对修改的抵触可能会引来拒稿:当评审人发现他们劳心劳力写的长长的评审意见,换来的却是作者仅仅对几行文字、对一些语法进行修改时,文章被拒是极有可能的。 

因此,修改面临的一大挑战,在于唤起对修改的热情:把文章的提交看作漫漫长征的重要一步,对后续的修改做足心理准备。在收到评审意见后,我们很容易去想:为了回应这个意见,最简单的修改方式是什么?但其实,更为合理的思考应该是:怎样去修改文章,最能解决这个问题,不管这个改变有多巨大。如果审稿人认为文章的研究目的不清晰,或许你可以加一句话来阐述研究目的,但或许我们需要从根本上思考这个问题。如果评审人提出,你的研究结果可以有另一种解释。简单的方法是在文章的结尾写“虽然我们不能排除X可能性,但这种可能性需要进一步研究”。但又或许,在修改过程中,我们可以加入额外的数据,或者新的分析,来弥补自己论证中出现的不足。

这些建议看起来简单,但在实际操作中,很多人都不愿意对自己的成文进行大的修改。因此,我们需要逐步纠正自己对于修改的排斥,从而真正将审稿人的意见转化为滋养我们文章的养料。

 

不同意审稿人意见怎么办? 

如果你和审稿人意见产生了分歧怎么办?是否一定要采纳审稿人的意见?一言以概之:不一定。但我们也不能过于自信:审稿人不一定总是对的,但我们在反驳他们的意见之前,需要再三思考。原因有二:一是期刊的同行审议者往往比我们更有经验;二是我们对自己的研究和文章投注了心血与感情,这使得我们很难不带情绪地去接受批评。审稿人意见可能确实并不合理,但我们在作出这个结论之前,需要有强有力的论证。

假设你已经经过了非常仔细的思考,并决定不接受某个特定的建议。接下来应该怎么办?

首先,你需要区分两种可能性:第一种,修改意见不会让你的手稿变得更好——也就是说,采纳意见与否,对文章没有质的影响;第二种,审稿人意见会让你的手稿变得更糟。

如果是前者,例如,你做了X分析,但审稿人想要分析Y,而X和Y是并行的。这种情况下,接受审稿人意见对你是有好处的。毕竟,只要做一点额外的工作,你就能让审稿人感到高兴。他们会继续评判你修改后的文章,让他们保持愉悦很重要。

如果是后一种可能——即采纳意见确实是一个坏主意。如果你真的坚信这一点,有四点可以做:

无视审稿人的建议。为了完整起见,我包括了这个选项,但是这不是一个好主意,因为你的策略肯定会被发现。作为一名审稿人和编辑,没有什么比发现我的建议被完全忽视更让我愤怒的了。

反驳,并不做修改。你可以向编辑解释为什么审稿人意见是错误的——只要你有科学的论证,并且能有礼貌地、让人信服地申辩。但由于你没有采纳审稿人意见,你需要向编辑证明,审稿人的错误仅仅出于他们自己,以及其他读者并不会有类似的看法。但这实际上很难举证。因此,这个策略也不应该常用。

反驳,但修改。在绝大多数情况下,你应该如上文所述,反驳审稿人的意见,但无论如何,你还是要修改你的手稿。修改可以帮助你澄清可能会引发读者误会的部分。这种修改不会改变文章的主旨,但能帮助你进行更清晰的表达。

让编辑决断。当你拿不准时,可以(但不要经常)请编辑进行判断。你可以和编辑说:“审稿人希望我做X而不是Y,但我认为Y更好,理由如下……因此我保留了Y。但如果你强烈倾向于X,请告诉我,我可以提供一个替代版本。”这种策略表明你采取了合作的态度,也增加了你的文章被发表的机会:只要编辑认为你的论证是合理的,你就不需要接受不合理的审稿人意见。当然,如果编辑要求你做出改变,你将别无选择,只能修改。因为这代表着审稿人和编辑同时认为你是错的。 
你的论文几乎总是会因为你在回应审稿意见时所做的修改而得到加强——而对你不同意的意见的回应,可能会最大程度地增进你的论文质量。 

 

审稿人之间意见相左怎么办? 

当两名审稿人提出互相矛盾的意见时,这种情形确实很容易让人沮丧。例如,审稿人A认为你的引言太长,而审稿人B希望你扩充引言。任何修改的尝试,都不可避免地让至少一位审稿人不满意。

但事实上,这种情况并没有太糟糕。如果审稿人A想要X,B想要Y,作为作者,你通常可以证明X,Y,甚至Z(另一种审稿人没有提到的解决方法)都可以是正确的。因为评判你的修改的编辑,而非审稿人。可以在给审稿意见回函中提到审稿人之间出现的矛盾,并向编辑解释自己如何权衡这些建议并做出了改进。 

 

03、审稿意见回函

在接受审稿意见后,除了修改文章之外,在重新提交手稿时,还需要附上一封对审稿意见的回函(下文简称“回函”)。这封回函将由编辑接受和阅读。如果你的文章需要被再一次审议,回函将被送到审稿人手中。
回函的直接目的是概述对文章所做的更改,以及这些修改如何回应审稿人的意见。它的更广泛的目的是让你的文章更容易被编辑接受并发表。

一封好的回函可以让编辑和审稿人快速地查看你是否回应了他们的意见。如果你的修改是彻底的、积极的、优质的,他们会带着好心情对待你修改后的文章。如若修改不尽人意,他们将不得不费神地找到他们的意见对应的每条修改,并判断修改是否足够。这将考验他们的耐心,你不希望审稿人和编辑在决定你修改后的文章的命运时变得不耐烦和暴躁。因此,在修改完成后,你需要好好打磨对审稿意见的回函。

回函应该包括什么?一般来说,需要有三个要素:表达感谢;对主要修订的简短总结;以及一个详细阐述的部分:包含了审稿人所有的意见,以及你的逐点回复。
我将使用一个真实的例子来说明如何撰写回函:

Dear Dr Editor,

This letter accompanies our revised manuscript “Differential attack on diploid, tetraploid, and hexaploid Solidago altissima by five in­ sect herbivores.” We’re grateful for the reviewers’ helpful comments, and hope our revision addresses them all (表达感谢). In particular, we’ve added a new analysis to test for spatial autocorrelation (Reviewer 1) and a discussion of the distinction between herbivore preference and per­formance (Reviewer 2). While those suggestions led us to add some new material, in response to your request for reduction in length we’ve edited thoroughly for brevity, and the revised manuscript is about 10% shorter. (对主要修订的简短总结)

 

Below we detail the changes in our revision. We include the text of the reviews in Roman font; our responses are in italics. References to line numbers are for the revised manuscript. (详细阐述,逐点回复)

 

这封回函表明作者采取了合作而非对抗的态度:感谢审稿人的评论,并希望用这些意见来改进自己的文章。回函开宗明义,指出了文章最实质性的改变,并将之与评审意见联系起来。然后,回函包括了更具体的逐点回复。你会希望编辑看到你对文章做出的每一个具体的改变,以及其与修改意见的对应。

每一个审稿意见都应该得到回复,即便是两位审稿人做出了相似的评论。你对第二个评论的回复可以很简单:“已更正;请参见对审核人1的回复。”对于简单的语法、拼写、格式等问题,你只需要说(“已更正,谢谢”)。你甚至可以在回复中将所有这样的评论组合在一起,给出一个简单的回复“全部更正,谢谢。”因为你想让编辑很轻松地看到你没有遗漏任何东西。

而其他对文章内容的实质性修改,需要更多的回应。再次强调,你的回应应该是礼貌的和有建设性的。如果你采纳了审稿人的建议,那就值得用一两句话来解释这一修订、以及它如何改进了你的论文。

如果你需要反驳一个意见,那么你的回应必须清楚地解释:为什么你认为审稿人是错的,以及你是如何修改手稿的,以便其他读者不会以同样的方式误读它。但在进行这一点时,需要注意自己的语气,你要允许审稿人犯错,这会帮助你塑造亲切合作的形象。并且最好表明即使你没有按照审稿人的要求去做,你仍然在利用审稿意见来改进你的手稿。
具体的例子如下:

While the reviewer is mistaken here, we appreciate the comment because our careless writing led to the misunderstanding. The columns in Table 1 aren’t “attacked” vs. “unattacked,” but rather “attacked” vs. “all available plants.” As a result, the confounding issues raised by the reviewer don’t apply. We had the column titles right, but our text was confusing. We’ve clarified our wording in the Methods (111–118), Results (152), and Discussion (167–178). There’s now a consistent focus on the attacked vs. available comparison and a clear explanation of why we took that approach.

 

( 虽然审稿人在这里是错误的,我们仍感谢这条建议,因为我们粗心的写作导致了理解偏差。表1中的列不是“被攻击的”与“未被攻击的”,而是“被攻击的”与“所有可用的植物”。因此,审稿人提出的问题并不适用。我们的标题是正确的,但我们的文字令人困惑。我们已经澄清了方法(111–118)、结果(152)和讨论(167–178)中的措辞。现在,我们一致关注“受攻击”与“可用”的比较,并清楚地解释了我们为什么采取这种方法。)

 

一旦你有了完整的草稿修改和审稿意见回函,不要马上提交。可以把它们放在一边一两天,然后再进行修改。你需要特别注意你回应的语气:如果你觉得你的回函会让人产生负面情绪,那就换个语气重新说。虽然修改和接受意见会经常让我们不舒服,特别是你认为审稿人意见不合理的时候。但你不需要把自己的不满显露出来。

经过了多轮修改后,现在你可以重新提交了。但这可能还不是故事的结束:在最终发表之前,一些手稿会经过多次反复的审查、修改、回复和进一步审查。尽管如此,你已经完成了重要的一步。在你着手下一个写作项目之前,奖励自己,或者休息一下,这是你应得的。

The Scientist's Guide to Writing, 2nd Edition 
清晰的写作能力,对任何学术职业都至关重要。本书为写作者提供了诸多实用的建议,以帮助科学家成为更有效的写作者,从而扩大自己研究的影响力。根据作者自己作为科学家、研究生导师和编辑的经验,Stephen Heard 强调,科学领域内的学术写作应该追求绝对清晰;好的写作需要有意识地练习;要提升写作能力,还需要改变写作行为和态度。Heard 还将关于如何产生和保持写作动力的建议,与关于构建论文框架、修改初稿、处理引用、回应同行评审、管理合著等的实用技巧结合起来。本书囊括了学生和学者都需要了解的写作技巧。
 

本文经授权转载自微信公众号“普林斯顿读书”。

 



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